On üllatav kui vähesed juhid teevad oma meeskonnaliikmetega regulaarselt üks-ühele (1-1) vestluseid. Ma ei nimeta 1-1 vestluseks seda kui töötajaga istutakse samas ruumis ja „räägitakse niikuinii iga päev“ või helistatakse selleks, et rääkida konkreetsest tööülesandest. Samuti ei pea ma silmas nö aastavestlust või kvartaalsete tulemuste ülevaatamisvestlust. 1-1 vestlus on töötajale ja juhile pühendatud regulaarne segajateta privaatne aeg, mille peamine ülesanne on mõista vastastikust pühendumist, inspiratsiooni, suuna selgust, aga eelkõige olla lihtsalt inimliku kontakti tugevdaja, et kriisiolukordades olla üksteise selja taga ning igapäevaelus toeks üksteise ning organisatsiooni unistuste täitmisele.
1-1 vestlus on üksteisele pühendatud aeg, kus ei ole segajaid. Tuginedes aju-uurijatele ja minu enda ligi tuhandele 1-1 vestlusele, saab sisulisest väärtusest rääkida kui vestlus kestab vähemalt 30 minutit ja tema regulaarsus on vähemalt kord kahe nädala jooksul. Minutite põhimõtte lähtub aju emotsionaalse osa info töötlemise kiirusest. Nimelt kui vestlusel on teema, mis ei ole inimese enda algatatud (üldiselt alati vestlusel mõni selline teema on kummagi osapoole jaoks), siis emotsionaalne osa käivitub alles kaheksateistkümnendal minutil. Seda on kindlasti paljud märganud töövestlustel, koolitusel või koosolekul, kus alguses läheb aega nö lainele saamisega. Muidugi võib väga usaldusliku ja akuutse teema puhul sisenemine teemasse olla kiirem. Kahe nädala intervall tuleneb samuti ajust, mis ei hoia teemat emotsionaalses mälus kauem kui 2 nädalat, kuna see koormab aju ning kulutab asjatult energiat. Hiljem tuleb teemaga uuesti ühendus luua ja see võtab aega ja ressurssi.
Minu soovitus on kalendris vestlused regulaarselt ära broneerida. Isegi siis kui juhina arvad, et jälgid ise ning broneerid õigel hetkel vestluse või palud töötajal nüüd ja kohe vestluseks aega võtta. Töötajaskonna seas on neid, kes vajavad kindlat teadmist. Nii on lihtsam vestluseks ette valmistuda ja samuti sinul oma vaim valmis panna. Kui sa ei ole veel väga vilunud kalendri kasutaja, siis kindlasti peab mõlemal osapoolel olema teada kuupäev ja kellaaeg, millal toimub vähemalt järgmine vestlus.
1-1 vestlus on parim ajajuhtimise võte
Kusjuures planeeritud 1-1 vestlused on üks tõhusamaid võtteid ajajuhtimisprobleemi lahendamiseks. Enamike inimeste jaoks on ootamatud vahelesegajad ajajuhtimise suurimaks väljakutseks. Aega ei ole teatavasti võimalik juhtida, ta ikka läheb edasi nagu ta läheb, kuid on võimalik juhtida oma tegevusi. Seega planeerimata ootamatud tulekahjude kustutamised, küsimustele vastamised jms annab edukalt muuta planeerituteks kui sul on inimestega 1-1 vestluste ajad.
Läbi nende suurendad inimeste isiklikku vastutustunnet (asjata ei öelda, et 1-1 vestlus on treening), et nad suudaksid ise tulekahjusid kustutada; läbi 1-1 vestluste vähendad ootamatute küsimuste hulka, sest üldiselt inimesed tahavad küsida kohe mugavusest. Kuid samamoodi võib panna need küsimused ja teemad ka kirja järgmise 1-1 vestluse jaoks ja siis neid käsitleda. Ja üldiselt see on omakorda treening, kus inimene on vahepeal juba ise küsimustele vastuse ära leidnud ja probleem on lahenenud. Sel moel saad märgatavalt vähemaks töölaualt igapäevaseid olmeküsimusi, millega muidu üksteise poole asjatult pöörduksite. Kui see kannatab oodata järgmise üks-ühele ajani, siis ei tasu üksteist teise jaoks hetkel süvenemist nõudvalt teemalt välja rebida. Iga teemale saamine ja teemast väljatulek võtab aega ning siis tundubki meile, et oleme oma päevad tegemistega täitnud, aga midagi ei saanud tehtud. Ei saanudki tehtud, kuna suurem osa päevast läks sisse-väljalülitamisele.
Vestlust tasub alati eesmärgistada (max 3 teemat!), kuigi ka mõnikord olla paindlik ja lasta eesmärgil minna fookust hoidmata. Kuid see peaks toimuma vaid erandjuhul kui on näha, et fookust ei saa hoida, kuna näiteks on mõni emotsionaalne blokeering inimesel. Näiteks võite rääkida küll müügieesmärkide täitmisest, kuid kui inimesel on just koduloom ära surnud või ema haiglasse viidud, siis suure tõenäosusega vajab ta sellest rääkimist, et lihtalt puhastada enda süsteem kinni jäänud emotsioonidest, et seejärel alles edasi liikuda. Pole võimalik uut infot vastu võtta kui pole loodud tühimikku.
Soovitusi minu praktikast vestluse füüsilise keskkonnaga seoses
- Füüsilisel kohtumisel ära kasuta arvutit, sest see lõhub teievahelise ruumi. Pabermärkmik on parim.
- Virtuaalsel kohtumisel lülita välja kõik muud programmid (eriti e-mail, chatid jms)
- Pigem väldi 1-1 vestlust ja lõunasöögi ühitamist. Küsija saab kõhu täis, vastajal on toit külm. See on lihtsalt ebaviisakas.
- Füüsilisel kohtumisel istu võimalusel samal pool lauda (laud, eriti kandiline, lõhub omavahelist energiat). Kui sul on tunne, et sa ei taha istuda samale lauapoolele, siis küsi miks sa tunned end ebamugavalt ja ebaturvaliselt. See võib olla oluline sõnum omavahelise usaldussuhte nõrkuse osas
- Ära vasta või reageeri telefonile või oma vibreerivale käekellale pilku visates – see annab alati vastaspoolele sõnumi, et miski muu on olulisem kui tema. Parem pane need vidinad kõik taskusse. Ei ole sa nii asendamatu midagi, et ei saadaks ilma sinuta hakkama see tunnike. Oma asendamatust võid testida: pista näpp vette ja kui näpu sealt välja võtad, siis vaata, kas jäi auk järgi 🙂 Kui jäi, siis hoia telefoni alati ligi.
- Peegelda kehakeelt (välja arvatud kinnised poosid, mil kasuta just vastupidist: avatud poose), et luua parem ühendus (peegelneuronite käivitamiseks ajus)
Parim vestlustaktika on peegeldamine. Peegeldamine täpselt inimese sõnastuses. Ära proovi ümber sõnastada. Täpselt samas sõnastuses peegeldamine nõuab kohalolu ja väga tähelepanelikult kuulamist. See aitab mõista vastaspoolel, et sa näed teda ja oled temaga kohal siin ja praegu ning ei tegele tema kuulamise ajal vastuse sõnastamisega, vaid tõelise kuulamisega. Peegeldav kuulamine on abistamise viis, kus abivajaja aitab end ise. Inimesel pole vaja lahendusi, vaid mõistmist ja ta suunab end ise vajaliku abi ja lahenduse suunas. Kui peegeldad tagasi selle, mida inimene ütles, siis ta saab sealt ise valida selle, et millele tähelepanu pöörab. Kuulamine võimaldab rääkimist, rääkimine võimaldab iseenda mõtetes selgust saada. Kuulamisoskuse puudumine nii tööl kui ka kodus on midagi, mis väärib eraldi tähelepanu.
Hea mõte on ka kokku leppida, et kas soovitakse lahendust või soovitakse ärakuulamist. Kui pakud lahendusi või enda lugusid samal teemal, aga neid pole oodatud, tekitad konflikti. Kui oodatakse lahendust, aga sa oled kuulav või küsiv coach, siis võib omakorda viia nõrgeneva usalduseni.
Oluline on siinkohal välja pidada pausid. Inimesed mõtleva kiiremini kui nad lauseid sõnastavad. Kui sulle tundub paus veider ja pikk, siis tegelikkuses inimese peas toimub palju ja pausidesse saab midagi väärtuslikku tulla. Saab tulla uus suund või taipamine, mis on väärtuslikum kui kiirelt ebamugava pausi täitmine. Paus võib vabalt kesta kasvõi 5 minutit järjest. Küll see teema edasi areneb.
Tihti on 1-1 vestlustega alustajad hädas, et kuidas saada inimesi rääkima. Kuidas-läheb-küsimus enamasti ei toimi. Olen siia kokku kogunud minu enda praktikast parimaid lauseid:
- Mis on raske ja mis teeb rõõmu? (parim küsimus, toimib 100% juhtudel)
- Mis on sulle praegu oluline?
- Mis õnnestus?
- Mis ei olnud nii hästi?
- Mis on su peamine eesmärk selle teemaga seoses?
- Kuidas aru saad, et oled õnnestunud?
- Milline on su tahe praegu 1-10? (iga numbri osas on võimalik põhjendada-laiendada, uurida et mis teha, et see muutuks või püsiks vms)
- Kuidas mina sind aidata saan?
Mõnikord aga on probleem hoopis liigses jutus. Kui inimene räägib tohutult palju ja nö jutustab sind nurka, siis selle taga on kaitsemehhanism, et rääkida aeg täis igas juhuks, et lauda ei tuleks ebamugavad teemad inimese enda jaoks. Inimeste verbaalne loovus värvikalt kirjeldada erinevaid asju, mis neile ei meeldi (või väga meeldib), areneb eriti tugevalt siis kui on vaja peita probleeme kas iseenda sees või töösituatsioonis. Kuula, aga sega ka siis julgelt vahele.
Vestluse lõpus tasub alati küsida ja sõnastada mõlemal oma vastus küsimusele “Mis oli täna sinu jaoks kõige väärtuslikum?”. Kui said tehtud mingid kokkulepped, siis tasub need üle sõnastada, kuna üksteise samasugust mõistmist ei tasu eeldada.
1-1 vestluste mittetegemise taga on väga tihti ka hirm mitte olla töötaja/juhi jaoks piisav ja väärtuslik. See on juba teine teema, millesse sügavamalt tulevikus sisse vaadata kuulamisoskuse arendamise kõrval.
